Сегодня CRM-системы внедрены почти в каждой компании, но далеко не всегда они приносят пользу. Вместо упорядоченной работы менеджеры продолжают вести клиентов в Excel и мессенджерах, отчёты не сходятся, а продажи теряются. Как понять, что проблема именно в вашей CRM, а не в сотрудниках или клиентах? В этой статье разберём 5 тревожных сигналов, которые показывают, что CRM не работает, и расскажем, что можно сделать, чтобы система снова начала помогать бизнесу зарабатывать, а не мешать ему.

Прежде чем разбирать признаки того, что CRM работает не так, как надо, предлагаем пройти небольшой экспресс-тест. Он сразу покажет, всё ли у вас в порядке или есть слабые места. А уже дальше в статье вы найдёте объяснение, почему так происходит и что с этим делать на практике.

Пройдите мини чек-лист и проверьте CRM сейчас

Есть единый источник правды по заявкам и продажам

Источник: CRM/таблица

Виден канал привлечения в каждой карточке автоматически

UTM/метки/источник

У каждой сделки есть «следующий шаг» с датой

Планирование действий

Не больше 10–12 полей, которые реально заполняются

Юзабилити формы

Телефония/чаты/почта подтягиваются в историю сделки

История общения

Знаете 3 самые частые причины отказов клиентов за прошлую неделю

Анализ отказов

Видите конверсию между этапами и где «затор»

Воронка продаж

Есть прогноз по выручке на месяц и его точность за 3 последних месяца

Прогнозирование

Знаете сколько повторяющихся ручных действий можно автоматизировать завтра

Автоматизация

Можете за 5 минут объяснить новичку процесс от заявки до оплаты

Документация процесса

Есть видимые метрики качества данных (дубликаты, пустые телефоны)

Чистота данных

Настроены уведомления/таски по просроченным "следующим шагам"

Контроль сроков

1. Цифры не сходятся

В отчёте — одно количество лидов, в Excel — другое, а в чате менеджер кидает третье количество продаж. Поля пустые, дубли клиентов, статусы «как попало». Почему так? Нет единого правила ведения карточек, слабая валидация полей, нет контроля дублей.

Можно за 15 минут проверить этот сигнал:

"Выгрузите список сделок за последние 30 дней и сравните с рекламным кабинетом/кассой. Если есть расхождение >10–15%, то это тревога.Посчитайте долю карточек с пустыми ключевыми полями: «Источник лида», «Ответственный», «Причина отказа», если >20%, нужно срочно исправлять."

Что можно сделать:

  • Введите «обязательные поля» на переход между этапами (источник, бюджет, следующий шаг)

  • Отключите ручной ввод там, где можно: подтягивайте каналы автоматически

  • Включите дедупликацию по телефону/email и настройте слияние дублей

  • Раз в неделю — короткий аудит данных: один человек просматривает 20–30 карточек на предмет мусора

2. CRM используется только «для отчётов»

У менеджеров вся работа разбросана по разным местам: звонки они делают просто с личного телефона, переписываются с клиентами в Telegram или WhatsApp, задачи фиксируют где попало — кто в заметках на айфоне, кто в блокноте. А в саму CRM всё это попадает уже задним числом, если вообще попадает. В итоге получается, что система вроде есть, но работа идёт мимо неё, и никакой полной картины вы там не увидите. Почему так: Слишком много ручных действий, интерфейс неудобный, мотивация не завязана на аккуратность в CRM.

Как быстро проверить:

"Посмотрите, сколько звонков и переписок за последнюю неделю реально оказалось привязано к карточкам в CRM. Если меньше 7 из 10 — значит, система не отражает, что на самом деле происходит, и вы работаете вслепую.Проверьте, сколько сделок в CRM не имеют конкретного следующего шага с датой. Если таких больше трети — это прямой сигнал, что клиенты могут просто «провалиться» и вы потеряете их, даже не заметив."

Как исправить:

  • Подключите телефонию и мессенджеры к CRM, чтобы коммуникации попадали в карточку автоматически.

  • Введите простое правило: «нет следующего шага — нет сделки». Переход на любой этап требует задачу с дедлайном.

  • Перенастройте интерфейс под команду: уберите лишние поля, добавьте быстрые кнопки и шаблоны ответов.

  • Привяжите бонусы к дисциплине: оплата сделки засчитывается только если история общения и поля заполнены.

3. Воронка не работает

Сделки застревают на одном этапе неделями, причины отказа не фиксируются, а часть статусов используется лишь для вида. Воронка выглядит заполненной, но фактически работа стоит на месте. Почему так: Этапы в CRM настроены под работу менеджеров, а не под путь клиента. Сделки могут долго стоять без движения, потому что нет ограничений на висящие заявки и обязательных точек контроля для следующего шага. Быстрая проверка:

"Среднее время на этапе и доля сделок, больше X дней без движения (X = 2× ваш нормальный шаг). Если брошенных заявок >15–20% — воронка не работает.Посмотрите, сколько сделок переходит с одного этапа на другой. Если на каком-то этапе внезапно почти все «теряются» — например, 70% приходят на этап, а дальше до следующего доходят только 10% — значит, этот этап не отражает реальной работы и нужен фиктивно, а не для управления процессом."

Что сделать:

  • Перепишите этапы языком клиента: «Оставил заявку → Получил демо → Сравнивает → Согласует → Оплатил».

  • На переход между ключевыми этапами поставьте обязательные поля: «Критерии выбора», «ЛПР/влияющие лица», «Причина отказа».

  • Введите WIP-лимит: у менеджера не может быть >N активных сделок без следующего шага.

  • Раз в неделю снимайте аналитику: почему сделки стоят и какой один шаг двинет их дальше.

4. Отчёты не помогают принимать решения

Дашборды есть, но они не показывают, что нужно исправить прямо сейчас, сколько реально будет выручки и какие каналы приносят продажи, а какие только тратят деньги. Почему так: Миксуются уровни отчётности, нет сквозных связок «канал → лид → сделка → деньги», нет простого прогноза Как быстро проверить:

"Попробуйте за 5 минут назвать прогноз продаж на этот месяц и «узкое место» в воронке. Если не получается, то отчётность у вас просто как декорация.Есть ли отчёт по источникам лидов с показателями: заявки, конверсия в оплату, средний чек, CAC/ROMI? Если нет - это проблема."

Что сделать:Разделите отчётность на 3 уровня:

  • Ежедневно: новые лиды, задачи, просроченные задачи..

  • Еженедельно: конверсии по этапам, скорость цикла сделки.

  • Ежемесячно: выручка по каналам, CAC/ROMI, точность прогноза.

  • Настройте простой прогноз: сумма взвешенных сделок (вероятность × сумма) + список рисков.

  • Выберите один главный показатель, который лучше всего отражает рост продаж, например — сколько демо-встреч превращается в коммерческие предложения, и выстраивайте процесс так, чтобы улучшать именно этот показатель.

5. CRM не экономит время и деньги

Менеджеры вручную пишут одни и те же сообщения, забывают напомнить клиенту, заявки теряются на выходных, а нужные документы часто не отправляются вовремя. Почему так: Нет триггеров и автоматизаций: распределения лидов, SLA-таймеров, автописьма/напоминания, автозадач после этапов.

Можно быстро проверить:

"Подумайте, сколько одинаковых действий ваши менеджеры делают каждый день вручную. Если больше 5–7 — это точно нужно автоматизировать.Посмотрите, сколько заявок остаются без ответа в первые 15–30 минут. Любая задержка здесь — прямые потери денег."

Что сделать:Включите базовые автоматизации:

  • Лид-рутинг по очереди/навыкам.

  • SLA-таймеры: если нет ответа 30 минут, отправляем уведомление лидеру/ротировка.

  • Автозадачи на переходах: после демо — отправить КП, через 2 дня — фоллоуап.

  • Шаблоны писем/сообщений + подстановки из карточки.

  • Повторные касания: если «тихо» 3 дня — напоминание менеджеру и авто-сообщение клиенту.

Пошаговый план сделать CRM эффективной за 14 дней

День

Шаг

Что делаем

1–2

Диагностика

Проверяем поля, дубли, этапы, базовые отчёты. Считаем 4 метрики: скорость ответа, доля сделок со «следующим шагом», конверсия между этапами, точность прогноза.

3–5

Чистка данных

Делаем обязательные поля, убираем дубли, настраиваем автоматический источник лида, сокращаем поля до минимума. Чистим «висяки» без шага — либо архив, либо действие.

6–8

Воронка под клиента

Переписываем этапы с точки зрения клиента. Добавляем «Причину отказа», «Критерии выбора», «ЛПР». Вводим правило: нет шага — нет сделки.

9–11

Автоматизация

Настраиваем распределение лидов, таймеры для скорости ответа, автозадачи при переходе этапов, шаблоны сообщений, авто-создание сделок из форм и чатов.

12–14

Отчёты и обучение

Настраиваем 3 уровня отчётов (день, неделя, месяц). Делаем короткие инструкции и тренинг: как вести сделки и смотреть дашборды. Привязываем бонусы к полным сделкам.

Заключение

CRM — это не просто система, а способ организовать работу. Если в ней нет полной картины, менеджеры путаются и рутины только больше — значит, она мешает. Начните с чистки данных и порядка, перестройте воронку под путь клиента, добавьте простую автоматизацию и нужные отчёты. Уже через пару недель станет видно, где терялись деньги, и процесс станет понятнее.

ЭкспертизаРуководствоCRM