О компании
Хагемаер Групп — компания из Санкт-Петербурга, которая занимается аутсорсингом и аутстаффингом персонала в РФ. Компания работает как с заказчиками, так и с кандидатами по всей стране, имея базу данных из 130 000 контактов в различных регионах.
В связи с увеличением объема работ и необходимостью оптимизации бизнес-процессов компания решила внедрить amoCRM. Прежде всего для Хагемаер Групп требовалось автоматизировать процессы продаж и подбора персонала, а также упростить взаимодействие между отделами внутри компании.
Проблемы до внедрения
- Отсутствие единых бизнес-процессов
В компании не было четко прописанных регламентов — это регулярно приводило к недопониманиям, ошибкам и спорам среди сотрудников о том, как выполнять те или иные задачи. - Разные системы для разных команд
Разные рекрутинговые команды использовали разные CRM-системы: Битрикс, E-Staff. Учет продаж и вовсе осуществлялся в Excel — это сильно усложняло анализ данных. - Недостаточная прозрачность
Поскольку разные отделы использовали разные программы, не было единой системы для учета заявок и сделок. Не были исключены ситуации, в которых с одним кандидатом работало несколько рекрутеров. - Отсутствие интеграции связи
Телефония и мессенджеры не были интегрированы в CRM, из-за чего было невозможно отслеживать взаимодействие с кандидатами и клиентами.
Эти проблемы значительно замедляли рабочие процессы и создавали неудобства как для сотрудников, так и для заказчиков и кандидатов.
Доступ к папке
7 полезных материалов для HR-руководителя
Шаблоны рассылок, инструкции по оптимизации рутинных задач и процессов, рабочие способы решения частых проблем, записи вебинаров и многое другое
С чего начали внедрение
Прежде всего в рамках аудита мы проанализировали текущие бизнес-процессы компании. Наша команда провела 10 встреч, чтобы выявить проблемы и ключевые потребности, после чего согласовала ТЗ и приступила к работе.
Основная трудность заключалась в том, чтобы сформулировать и утвердить ТЗ, поскольку во время встреч между сотрудниками не раз возникали споры о том, что и как в компании функционирует. Пока мы разбирались с одними проблемами, вскрылись также другие: помимо трудностей, связанных с процессами аутсорсинга и аутстаффинга, наши аналитики заметили сложности в работе отдела продаж, которые и предложили исправить в рамках внедрения.
В общем, работы предстояло много. Сначала по результатам аудита было решено настроить следующие воронки:
1. Воронка продаж
Охватывает все этапы от первоначального контакта с потенциальным клиентом до закрытия сделки. В этой воронке работают 2 менеджера отдела продаж: за последние 4 месяца они заключили 203 сделки. Воронка позволяет контролировать каждый этап процесса продаж, обеспечивая прозрачность и упрощая управление взаимодействием с клиентами.
2. Воронка «Заявки на подбор»
Используется для контроля и обработки заявок на подбор персонала. В ней работают руководители проектов.
Процесс начинается с создания заявки после первоначального общения с клиентом: руководитель проекта фиксирует все требования и детали, необходимые для дальнейшей работы. Затем заявка передается на этап корректировки, где могут быть внесены уточнения на основе обратной связи от заказчика. Если после корректировки заявка не требует дополнительных изменений, она передается в работу группе подбора.
В каждой заявке есть специальная ссылка, перейдя по которой, можно увидеть всех кандидатов, с которыми по ней ведётся работа. Это позволяет руководителю проекта в любой момент проверять состояние выполнения заявки.
3. Воронка «Подбор персонала»
Охватывает весь цикл работы с кандидатами на трудоустройство, от получения отклика до увольнения сотрудника. В воронке работают 18 рекрутеров и 10 мастеров.
Процесс начинается с получения отклика кандидата на вакансию. Рекрутеры связываются с соискателем и проводят интервью, тестирование и другие этапы отбора. Удобной функцией воронки является привязка кандидата к конкретному менеджеру: на какие бы вакансии он ни откликнулся, он всегда попадет к тому менеджеру, с которым впервые начал работать.
Один из статусов — «кандидат отработал 80 часов» — служит показателем того, что кандидат успешно работает в той или иной компании. Для Хагемаер Групп именно этот факт является критерием успеха.
В базе около 130 000 контактов. При необходимости быстро подобрать сотрудника базу можно отфильтровать по профессии и по статусу занятости.
Какие еще инструменты были подключены
Телефония от UIS
Ранее компания не пользовалась виртуальной АТС, поэтому звонки никак не фиксировались и не интегрировались с учетными системами. При выборе телефонии мы остановились на UIS — она закрывала все потребности заказчика. Для мастеров, работающих в регионах, были выпущены специальные сим-карты. Теперь вся история звонков и взаимодействий фиксируется в amoCRM.
Интеграция с WhatsApp и Telegram
Для внешней коммуникации Хагемаер Групп использовал только WhatsApp, что регулярно приводило к потере сообщений, поскольку многие кандидаты и клиенты не пользовались этим приложением. Мы решили добавить интеграцию с Telegram.
Теперь сообщения, отправляемые в WhatsApp, автоматически сохраняются в карточке кандидата, и если тот напишет менеджеру в Telegram, коммуникацию можно будет продолжить на другой платформе. В результате скорость взаимодействия увеличилась, а качество связи улучшилось.
Интеграция с avito.ru и hh.ru
Поскольку для размещения вакансий использовались 2 разные платформы, вести учет откликов было непросто: до внедрения руководители буквально вручную передавали менеджерам в работу контакты каждого откликнувшегося.
После настройки интеграции необходимость мониторить кабинеты на avito и hh.ru отпала. Теперь отклики из обеих систем сразу попадают в amoCRM. Интеграция не только уменьшила время обработки откликов, но и повысила удовлетворенность кандидатов.
Поиск дублей контактов и сделок
До внедрения amoCRM среди контактов и сделок регулярно появлялись дубли, так как не было инструмента, который бы вычислял задвоившиеся данные. Для решения этой проблемы была внедрена функция поиска дублей с последующим склеиванием.
Поиск проводится на основе телефонных номеров и ИНН: если номер за несколько лет мог измениться, то ИНН оставался прежним. При склеивании вся информация объединяется, при этом сохраняется вся история сделок и взаимодействия.
Настройка рабочего стола руководителя
До внедрения amoCRM у руководителей отделов не было возможности отслеживать показатели работы своих подчиненных. Настройка дашбордов с отображением ключевой информации значительно улучшила контроль качества: теперь руководство может быстро реагировать на изменения в работе команды и принимать решения на основе актуальных данных.
Добавление сделок через Google Sheets и парсер
Раньше рекрутерам приходилось тратить время на добавление заявок вручную. Внедрение автоматического добавления сделок через Google-таблицу и парсер для быстрого поиска резюме значительно упростило работу. Теперь руководители могут за считанные минуты добавить необходимые заявки в систему. Парсер позволяет в 2 клика находить интересные резюме и мгновенно добавлять в воронку.
Обучение сотрудников
На заключительном этапе внедрения amoCRM мы организовали комплексный процесс обучения для 13 сотрудников из разных отделов. Обучение включало индивидуальные часовые встречи, на которых разбирались 15 ключевых тем. Такой подход позволил учесть специфику работы каждого сотрудника и обеспечить глубокое знание системы.
Результат внедрения
В результате компания смогла значительно повысить качество процессов подбора персонала и продаж, а также увеличить скорость реакции на запросы клиентов.
Рост трудоустроенных на 29% по сравнению со 2-м кварталом 2023 года, при увеличении штата рекрутеров всего на 15%
13 800+ заявок в квартал от кандидатов обрабатывается и до 1500 сделок заключается в воронке «Подбор персонала»
33 сотрудника в системе — 18 рекрутеров, 10 мастеров, 3 руководителя проектов и 2 менеджера по продажам
Полная прозрачность — видно, кто и когда взаимодействовал с клиентами и кандидатами, какие звонки были сделаны
Хотите так же?
Закажите презентацию