Что такое ATS в рекрутинге и чем она отличается от CRM

ATS расшифровывается как applicant tracking system - система отслеживания кандидатов, она хранит резюме, ведёт кандидата по этапам подбора и собирает переписку с ним в одном интерфейсе рекрутера. А вот CRM ведёт клиента к сделке и считает выручку, у неё другая задача.

В этой статье информация для собственника, руководителя компании и HR-руководителя, который решает, хватает ли текущих инструментов для подбора или пора брать отдельную систему.

Путаница на рынке случилась, потому что часть вендоров продаёт свою ATS под названием «CRM для подбора», а компании ведут найм в обычной CRM, потому что она уже куплена и оплачена. Идем разбираться!

С чем компании подходят к вопросу про ATS

В компании по подбору персонала резюме приходят сразу в несколько мест, на почту, в hh.ru, в Telegram и файлами от руководителей отделов. Часть теряется по дороге, один и тот же кандидат заводится дважды, например он откликался в марте на одну вакансию, в сентябре на другую, а рекрутер не видит истории по нему. И на каком этапе Иванов находится, понять можно не сразу, рекрутеру нужно поднять переписку в нескольких каналах.

Руководитель отдела хочет увидеть конверсии по воронке за квартал, а её собирают руками в таблице. Или вообще рекрутер увольняется, и часть договорённостей с кандидатами теряется в его личной переписке. В итоге быстрого ответа и решения ситуаций можно не ждать.

• Резюме приходят в четыре места сразу, на почту, в hh.ru, в Telegram и файлами от руководителей отделов.

• Один и тот же кандидат заведён дважды, потому что откликался в марте и в сентябре на разные вакансии.

• На вопрос «на каком этапе Иванов» рекрутер отвечает через полчаса, когда поднимет переписку.

• Руководитель отдела спрашивает, сколько кандидатов дошло до финала за квартал, и цифру собирают руками в таблице.

• Рекрутер уволился, а половина договорённостей с кандидатами осталась в его личной переписке.

• Юрист спрашивает, где хранятся резюме и есть ли согласия кандидатов на обработку данных.

Все шесть ситуаций сводятся к одному - данные о кандидатах лежат в разных местах и не собираются в одну воронку подбора, поэтому управлять наймом тяжело, если все хранится только в голове или таблицах.

ATS система для HR в процессе найма

ATS система для HR собирает весь процесс подбора в одном интерфейсе рекрутера. Вакансия, отклики по ней, резюме кандидатов, этапы воронки, переписка и решения по каждому человеку лежат в одном месте, они не расходятся по почте, мессенджерам и отдельным таблицам. Файл резюме или ссылка с job-сайта превращается в карточку кандидата с заполненными полями. При этом новый кандидат сверяется с накопленной базой по телефону и почте, чтобы не плодить дубли, это упрощает жизнь менеджерам.

А по базе резюме можно искать комбинацией условий, например по навыку и опыту одновременно. И руководителю отдела удобно видеть всё в одном месте, ничего не нужно просить переслать или найти.

Такой набор функций упрощает работу менеджеров и процесс найма, и этим ATS отличается от обычной таблицы или почтового ящика рекрутера. Часть этой работы берёт на себя интеграция с job-сайтами. Например, отклики с hh.ru и аналогичных площадок попадают в систему без ручного переноса.

Базовый набор функций такой:

• Единое окно рекрутера - вакансии, кандидаты и переписка на одном экране.

• Парсинг резюме - файл или ссылка с job-сайта превращается в карточку кандидата с заполненными полями, без ручного перепечатывания.

• Интеграция с job-сайтами - отклики с hh.ru и аналогов попадают в систему без ручного переноса.

• Воронка подбора - этапы от отклика до выхода на работу, с датами перехода по каждому кандидату.

• Поиск дублей - новый кандидат сверяется с базой по телефону, почте и имени.

• Булев поиск по базе - отбор по комбинации условий внутри уже накопленных резюме, например «бухгалтер И 1С НЕ розница».

• Мультивакансия - один кандидат рассматривается на несколько позиций, история по нему не теряется.

• Аналитика подбора - срок закрытия вакансии, конверсия по этапам, источники кандидатов.

• Доступ заказчика - руководитель отдела смотрит и оценивает кандидатов сам, файлы почтой ему не отправляют.

Главный эффект перехода на ATS - это то, что база кандидатов остаётся в компании. Когда рекрутер увольняется, контакты людей, с которыми компания уже общалась, остаются в системе вместе с историей переписки и решениями по каждому.

Второй плюс - часть вакансий закрывается из неё, без новой публикации. То есть, кандидат, который в прошлом году дошёл до финала и выбрал другого работодателя, находится поиском по базе, и подбор на похожую позицию начинается со звонка знакомому человеку.

Чем ATS отличается от CRM

ATS и CRM внешне похожи, они обе ведут человека по этапам воронки и хранят историю контактов с ним, поэтому их путают. Но главное отличие в том, кого система ведёт и что считает результатом.

ATS ведёт кандидата к выходу на работу, CRM ведёт клиента к оплаченной сделке. Разные и пользователи, в ATS каждый день работают рекрутер, HR-руководитель и заказчик вакансии, в CRM этим занимаются менеджер по продажам и РОП.

Записи приходят из разных источников, в ATS это отклики на job-сайтах и резюме, CRM собирает заявки с сайта, звонки, рекламу.

Метрики тоже разные, ATS считает срок закрытия вакансии и стоимость найма, CRM смотрит на выручку и средний чек. Обе системы подчиняются 152-ФЗ и требуют согласия человека на обработку данных, но структура данных внутри устроена по-разному, и из этого различия вытекает всё остальное.

По-разному ведёт себя и накопленная база, резюме ценны годами, кандидат может вернуться через год, а клиентская база до сделки и после неё.

В продажах один контакт ведёт к одной сделке, в подборе на одну вакансию приходят десятки кандидатов, а один кандидат за три года проходит через несколько вакансий одной и той же компании.

Когда amoCRM или Kommo заменяет ATS в небольшой компании

Во Флайск приходят компании, у которых amoCRM уже стоит для продаж, но найм там ведут в той же системе отдельной воронкой, вместо того чтобы покупать выделенную ATS.

Так поступают компании с небольшим потоком вакансий, у них отдельный бюджет на систему найма не оправдан, а рекрутер и так собирает нужные данные в интерфейсе, к которому уже привык. Такой подход экономит деньги на старте и работает, пока рекрутер справляется с потоком кандидатов без специализированных инструментов подбора. Но случается так, что большинства функций ATS в системе не хватает, и по каким показателям понять, что настало время перейти на выделенную систему, сейчас разберемся.

Как выглядит воронка найма в amoCRM

Устройство воронки найма в amoCRM практически одинаковое. Вместо этапов сделки заводится отдельная воронка с этапами от отклика до выхода на работу. Кандидат становится контактом, вакансия внутри этой воронки становится сделкой. Резюме прикладывается файлом в карточку, а поля под опыт и зарплатные ожидания рекрутер заполняет вручную, автоматического парсинга тут пока нет.

Переписка с кандидатом в Telegram и WhatsApp подтягивается через подключённые каналы, как и в воронке продаж. Напоминания о звонке и собеседовании ставятся обычными задачами на рекрутера, отчёт по этапам собирается стандартной аналитикой amoCRM.

Для компании, которая закрывает несколько вакансий в квартал, такой воронки достаточно. Удобно, потому что данные о кандидатах собраны в одном месте, история переписки сохраняется, даже если рекрутер увольняется. Резюме ищут по названию должности или по имени в карточке.

Такой воронки хватает, пока поток вакансий и откликов небольшой. Дальше разбираем, каких функций ATS в ней всё равно нет.

Каких функций ATS в CRM нет

Отклики с hh.ru переносятся руками, потому что штатной выгрузки в amoCRM нет, но можно сделать отдельную интеграцию. Один кандидат на несколько вакансий ведётся отдельными сделками, и единой истории по человеку не остаётся, метрик подбора, вроде срока закрытия вакансии, по умолчанию нет. Часть этих ограничений можно решить настройкой и интеграциями. Но на старте можно и обойтись минимальным набором и эти минусы не мешают, только если число вакансий растет, тогда заметно неудобство.

По каким показателям понять, что amoCRM перестала справляться

Показатели того, что amoCRM перестала справляться с наймом, замеряются по текущей воронке:

• Число открытых вакансий одновременно. На небольшом числе позиций воронки в CRM хватает, с ростом количества рекрутер тратит заметную часть дня на переключение между позициями.

• Число откликов в месяц. Ручной перенос откликов измеряется в часах, а часы рекрутера считаются в деньгах.

• Доля повторных кандидатов. Если люди приходят по второму кругу, отсутствие поиска по базе стоит компании отдельного подбора вместо звонка знакомому кандидату.

• Срок закрытия вакансии. Он растёт вместе с потоком, потому что отбор идёт по полям, заполненным вручную.

• Соотношение времени рекрутера на административную работу и на общение с кандидатами.

Выделенная ATS окупается за счёт объёма подбора, пока объёма нет, расход на неё добавляется к расходу на CRM без прироста результата.

Персональные данные кандидатов и требования 152-ФЗ

В резюме кандидата собраны персональные данные в большом объёме, это ФИО, телефон, почта, место работы, а иногда паспортные данные и сведения о семье.

Требования 152-ФЗ к этим данным одинаковы для ATS и для CRM. В любой из двух систем должно быть получено и сохранено вместе с датой согласие кандидата на обработку персональных данных.

У согласия есть срок действия, по истечении которого данные удаляются или обезличиваются. Данные должны храниться на серверах в России, доступ к ним разграничен так, что заказчик вакансии видит кандидатов только по своей позиции, а каждое обращение к карточке кандидата остаётся в журнале действий.

При отзыве согласия данные удаляются по запросу. Отдельный вопрос встаёт, когда к подбору подключают нейросеть для разбора резюме и данные кандидата уходят во внешний сервис. Эти шесть пунктов проверяются одинаково, ведёт компания подбор в ATS или в CRM.

Компании подключают нейросеть для разбора резюме и расшифровки собеседований. Соответствие закону в этом случае проверяется заново, уже для новой схемы обработки.

Если компания нанимает людей в странах Евросоюза, к 152-ФЗ добавляется GDPR со своими сроками хранения и правом кандидата на удаление данных.

Какие ATS используют в России

Самая заметная по спросу система, Huntflow, 831 запрос в месяц. Следом идёт Friendwork с 697 запросами. Talantix набирает 689 запросов в месяц и продвигается одновременно как ATS и как CRM, что подтверждает путаницу в терминологии на рынке. E-Staff одна из старейших систем на российском рынке, часто в запросах видно «e staff программа что это». Частоты приведены по данным Яндекс Wordstat на октябрь 2026 года. Если выбирать между этими системами, то нужно смотреть на объём подбора компании, на интеграцию с job-сайтами и в требования к безопасности данных.

Частые вопросы про ATS и CRM в подборе

Что такое ATS простыми словами

ATS хранит вакансии и кандидатов в одной базе и ведёт их по этапам отбора. Расшифровывается как Applicant Tracking System, по-русски «система отслеживания кандидатов».

Чем ATS отличается от CRM

ATS создана для отбора кандидатов на конкретную вакансию. CRM создана для работы с клиентами, а в рекрутинге донастраивается под воронку найма. ATS сильнее в глубокой оценке кандидата на роль, CRM с воронкой найма сильнее в скорости при большом потоке обращений.

Можно ли использовать CRM вместо ATS

Да, при большом объёме найма на типовые позиции, где важна скорость обработки потока больше, чем индивидуальная оценка каждого кандидата. Пример: подбор кассиров, курьеров, продавцов.

Когда бизнесу нужна отдельная ATS

При подборе редких или высококвалифицированных специалистов, где решает вдумчивая оценка каждого кандидата: карты компетенций, скоринговые формы, согласование по грейдам.

Чем ATS отличается от HRIS или HRM

ATS работает с кандидатом до найма, от отклика до оффера. HRIS и HRM начинают работу с сотрудником после найма: кадровый учёт, документы, отпуска. Системы последовательные, одна передаёт данные другой.

Нужно ли покупать ATS, если в компании уже есть CRM

Проверить стоит сначала донастройку уже оплаченной CRM под воронку найма. При массовом найме с высоким потоком откликов это часто быстрее и дешевле новой ATS-лицензии, подробности в разделе про amoCRM выше.

Как выбрать между ATS и CRM для отдела найма

Учесть объём вакансий в месяц, число рекрутеров, наличие уже работающей в компании CRM и требуемую глубину оценки кандидата. Высокий поток однотипных заявок закрывает CRM, точечный подбор редких специалистов закрывает ATS.