Внедрение amoCRM для партнерского отдела Wazzup

О клиенте

Wazzup — лидер на рынке интеграций мессенджеров WhatsApp и Telegram с CRM-системами. У компании более 3000 партнеров по всей России и более 14000 прямых клиентов.

Проблемы до внедрения

Ранее работа партнерского отдела Wazzup велась в CRM-системе Planfix — она отличалась удобством и функционалом, однако не позволяла собирать и анализировать данные. Без прозрачной аналитики управлять процессами намного сложнее.

Кроме того, интерфейс Planfix не всегда был удобен и понятен для сотрудников, из-за этого информация по партнерам часто не заполнялась до конца. Проблемы вызывало также хранение материалов в Google Docs: они часто терялись и велись без стандартов. База данных не была сегментирована.

Задачи проекта

В связи с возникшими проблемами Wazzup решил перенести все коммуникационные процессы с Planfix в amoCRM. Компании требовалось:

• Настроить систему взаимодействия с партнерами

• Внедрить аналитику и контроль заполнения данных

• Привести базу к единому виду и сегментировать

• Внедрить метрики и KPI для оценки эффективности

Аудит и планирование

На первой встрече мы провели комплексный аудит текущих бизнес-процессов компании. Встретились с руководителем партнерского отдела, обсудили ситуацию, определили основные проблемы и продумали механики для улучшения клиентского сервиса.

На второй встрече согласовали карту проекта с визуализацией всех этапов внедрения, сроками и контрольными точками. Особое внимание уделили интеграции с внутренним сервисом Wazzup.

Воронки и Digital Pipeline

Определили ключевые этапы сделок и обозначили поля, которые должны быть заполнены на каждом из них. Настроили три воронки: Официальные партнеры, Технические партнеры и Медиа партнеры.

Затем настроили триггеры в Digital Pipeline: внедрили ботов, автоматическое проставление тегов, механику смены ответственного менеджера, а также автоматическое добавление сделок в воронку действующих партнеров.

Интеграции с сервисами

Чтобы упростить коммуникацию и сделать общение с клиентами прозрачным, мы настроили интеграцию amoCRM с мессенджерами и видеоконференциями. Раньше переписки велись с личных аккаунтов сотрудников — это затрудняло контроль. Теперь вся переписка ведется с корпоративного аккаунта, а записи встреч автоматически сохраняются в amoCRM.

Ранее звонки неравномерно распределялись между менеджерами, что приводило к потере некоторых из них. Настройка виртуальной АТС Sipuni и ее интеграция с amoCRM обеспечила автоматическое распределение звонков.

Автоматизация процессов

Настроили механизм отправки вебхуков для автоматического обновления статусов партнеров в личном кабинете Wazzup. Это заметно снижает риск ошибок и освобождает время менеджеров.

Многие партнеры Wazzup работают в разных часовых поясах. Для сообщений в нерабочее время мы настроили автоответы через Salesbot, а также автоматические напоминания о встречах.

Настроили механизм для автоматизации массовых WhatsApp-рассылок. Ранее процесс создания рассылок был трудоемким из-за большого объема клиентов и сложности сегментации базы. Теперь с помощью триггеров менеджеры могут точечно отправлять письма.

Рабочее место руководителя

Для отслеживания эффективности работы отдела в amoCRM были настроены дашборды с актуальной и детализированной аналитикой.

Дополнительные настройки

• Импорт базы данных — перенесли 3000 сделок из Planfix в amoCRM

• Парсинг заявок с почты — автоматическая выгрузка новых заявок в систему

• Интеграция с Google Календарем — синхронизация расписания менеджеров

• Автоматическая смена этапов сделки — статус меняется на успешный после оплаты

Обучение персонала

После завершения внедрения amoCRM и настройки интеграций провели обучение сотрудников. В результате менеджеры научились уверенно пользоваться amoCRM и другими инструментами.

Результаты

Внедрение amoCRM оптимизировало бизнес-процессы и повысило качество взаимодействия с партнерами:

• Тщательная проработка полей сделок позволила сегментировать базу клиентов

• Автоматический контроль оплаты устранил необходимость дополнительных сервисов

• Интеграция с Zoom обеспечила хранение записей внутри сделки

• Интеграция с WhatsApp WABA обеспечила массовые рассылки о закрытых мероприятиях

Команда проекта

Команда проекта

Антон Карцев

Руководитель проекта

Виктория Кравцова

Менеджер проекта

Маргарита Локтионова

Аналитик