Как считать воронку найма и метрики подбора персонала

Воронка подбора персонала показывает путь кандидата от отклика до выхода на работу и число людей, которые срезаются или остаются на каждом этапе. Есть шесть метрик, от конверсии между этапами до нагрузки на рекрутера, и формулы для каждой из них дальше в статье.

Если вы собственник, руководитель компании, HR-руководитель или рекрутер, которому нужно объяснить руководству, почему вакансия закрывается третий месяц, тогда эта статья для вас.

Зачем считать воронку найма

Вакансия закрыта, человек вышел на работу, вопросов к подбору, вроде, нет. Но когда руководитель спрашивает, почему на позицию менеджера ушло четыре месяца и во сколько это обошлось компании, ответить менеджер не сможет, при этом, если воронка подбора не разбита на этапы. Потому что видно только итоговый результат, а путь, которым кандидат к нему пришёл непонятен.

• Видно, что вакансия закрыта, но не видно, на каком этапе отсеялось больше всего кандидатов.

• Видно, что рекрутер загружен, но не видно, сколько вакансий он держит одновременно и где у него предел.

• Видно счёт за размещение вакансий, но не видно, какой источник дал вышедших на работу людей, а какой принёс только отклики.

Если не знать этих цифр, то принять какое-то решение по подбору можно только по загрузке рекрутера. А когда позиция всё ещё открыта, бюджет на размещение уже потрачен, только тогда замечают ошибки.

Из каких этапов состоит воронка подбора персонала

Этапы у каждой компании свои, где-то кандидат сразу встречается с руководителем, где-то проходит скрининг, два интервью и только потом получает оффер, а в массовом подборе часть шагов автоматизирована, при этом базовая последовательность повторяется от розничной точки до найма разработчиков, это отклик, скрининг резюме, первый контакт, интервью с рекрутером, интервью с заказчиком, оффер и выход на работу. На каждом этапе компания теряет часть кандидатов по разной причине, от разошедшихся зарплатных ожиданий до долгого ожидания слота в календаре у заказчика вакансии.

Этот список работает как база, к которой привязываются шесть метрик подбора. Без зафиксированных этапов и дат перехода между ними метрики считать не из чего, поэтому таблица ниже задаёт единый список этапов для всей статьи. Столбец с местом типичных потерь помогает заранее понять, на каком переходе стоит ждать проблем ещё до того, как накопится статистика по своим вакансиям.

Число этапов меняется, а логика счёта остаётся прежней. Метрики считаются по датам перехода между этапами, поэтому дата каждого перехода должна фиксироваться в системе подбора, в CRM или хотя бы в общей таблице. Но если дат нет, то метрики приходится считать по памяти.

Конверсия воронки подбора по этапам

Конверсия показывает, какая доля кандидатов переходит с одного этапа воронки на следующий. Общая конверсия считается от отклика до выхода на работу и даёт одну итоговую цифру, например 0,5% от общего числа откликов. Поэтапная конверсия раскладывает эту цифру на составляющие и показывает, на каком именно переходе теряется больше всего кандидатов, на скрининге резюме, на этапе дозвона или на согласовании оффера.

Руководителю, который видит только общую цифру, сложно понять, что нужно менять в процессе, это будет текст вакансии, работу рекрутера на дозвоне или скорость согласования с заказчиком. Если же видим поэтапную конверсию, то она указывает на конкретный этап, с которого стоит начинать работу над воронкой. Оценка каждого перехода отдельно позволяет сравнивать вакансии между собой и видеть, повторяется ли проблема из позиции в позицию или связана с конкретным набором.

Формула конверсии по этапам

Пример счёта. Цифры условные и показывают только механику расчёта.

• 200 откликов, из них 60 прошли скрининг. Конверсия скрининга 30%.

• Из 60 до интервью с рекрутером дошли 25. Конверсия 42%.

• Из 25 до интервью с заказчиком дошли 10. Конверсия 40%.

• Из 10 оффер получили 3, вышел на работу 1. Общая конверсия воронки 0,5%.

Решение принимается по самому узкому переходу, в примере выше это скрининг, там теряется 70% потока. Правка текста вакансии и согласование требований с заказчиком дадут здесь больше, чем работа с офферами в конце воронки.

Какая конверсия считается нормальной

Универсальной нормы нет, всё зависит от отдельной компании.

• Норма зависит от позиции. Массовый подбор и подбор руководителя дают несопоставимые цифры на одних и тех же этапах. Подробнее об этом в материале про то, как устроена воронка массового подбора.

• Норма зависит от источника. Отклики с сайта вакансий и кандидаты по рекомендации конвертируются по-разному, и общая цифра по ним мало что показывает.

• Рабочий ориентир берётся из истории компании. Три-четыре закрытые вакансии одного типа можно сравнить, дальше если отклонились от собственной цифры, то это важнее отклонения от среднего по рынку.

Время закрытия вакансии

Время закрытия вакансии считается в календарных днях от момента, когда вакансия открыта, до дня выхода человека на работу. Показатель отвечает на вопрос, сколько времени компания фактически теряет между решением о найме и выходом сотрудника на позицию, и напрямую влияет на то, сколько задач в отделе остаются без исполнителя.

Долгое закрытие вакансии чаще складывается из нескольких пауз подряд, недели на согласование зарплатной вилки, недели ожидания слота в календаре у заказчика вакансии и ещё двух-трёх недель отработки кандидата на прежнем месте. По отдельности каждая пауза выглядит небольшой, но вместе они растягивают срок закрытия до нескольких месяцев, и руководитель узнаёт об этом только тогда, когда спрашивает, почему позиция всё ещё открыта.

• Дата открытия вакансии. Отсчёт идёт от заявки руководителя отдела, при счёте от публикации объявления неделя согласования зарплатной вилки выпадает из срока.

• Дата выхода. Между принятием оффера и первым рабочим днём стоит отработка на прежнем месте, и для бизнеса эти недели входят в срок закрытия позиции.

• Отменённые вакансии. Позиция, закрытая решением «нанимать не будем», в среднее время закрытия не попадает и учитывается отдельной строкой.

Когда срок растёт, общее время раскладывают по этапам из таблицы выше и находят переход, который занимает больше всего дней. Чаще всего это ожидание слота в календаре у заказчика вакансии и пауза между оффером и выходом.

Скорость первого касания с кандидатом

Скорость первого касания считается от момента отклика кандидата до первого реального контакта рекрутера с ним. Первым касанием считается звонок или сообщение, на которое кандидат ответил, обычная отправка сообщения без ответа в счёт не идёт.

На рынке труда с высокой конкуренцией за кандидатов эта метрика определяет исход всей воронки ещё до интервью, потому что кандидат обычно откликается на несколько вакансий в один день и договаривается с тем работодателем, кто вышел на связь первым. Чем дольше рекрутер молчит после отклика, тем выше шанс, что кандидат уже принял предложение у конкурента и до интервью с компанией просто не дойдёт. Задержка на этом этапе не сокращается, неделя молчания после отклика остаётся неделей, даже если все дальнейшие шаги пройдут быстро.

• Кандидат откликается на несколько вакансий в один день. Порядок ответа работодателей определяет, с кем он дойдёт до интервью.

• Задержка на первом этапе переносится в конец воронки целиком. Неделя молчания после отклика не сокращается ни на одном следующем этапе.

• Показатель считается по всем откликам. Кандидат, до которого не дозвонились с одной попытки, из статистики первого касания не исчезает.

Стоимость найма сотрудника

Стоимость найма собирает все расходы на закрытие позиции и делит их на число вышедших на работу людей. В отчётах и в интерфейсах систем подбора показатель называется cost per hire. В расчёт входят прямые траты на размещение вакансий, часть зарплаты рекрутера, доля стоимости используемых инструментов подбора и оплата подрядчиков вроде кадровых агентств.

Показатель полезен для сравнения источников кандидатов между собой и для планирования бюджета на подбор на следующий квартал. Читать его в отрыве от остальных метрик рискованно. Низкая стоимость найма часто означает медленный, но дешёвый канал подбора и вакансию, закрытую на месяц дольше нужного. Рост стоимости найма по этой же причине не всегда говорит о проблеме, иногда он объясняется тем, что закрывалась более сложная или дорогая позиция, чем обычно.

Что входит в расходы:

• Прямые расходы: публикация вакансий, доступ к базе резюме, реклама вакансии в соцсетях, гонорар кадрового агентства.

• Стоимость работы рекрутера: доля фонда оплаты труда, приходящаяся на закрытые за период позиции.

• Инструменты: подписка на систему подбора или доработка CRM под воронку найма, распределённая на число вакансий за период.

• Время заказчика вакансии: часы руководителя на интервью, посчитанные по его ставке. Эту часть обычно пропускают, и на дорогих позициях она заметно меняет итог.

Если растет стоимость найма, это сама по себе не проблема, но читать её нужно вместе со сроком закрытия и качеством выхода.

Экономия на источниках кандидатов часто оборачивается вакансией, которая не закрывается много месяцев. Каждый месяц обходится компании дороже сэкономленного бюджета на размещение.

Нагрузка на рекрутера и источники кандидатов

Две метрики отвечают на вопросы, которые обычно задают, когда уже посчитаны конверсия, срок закрытия и стоимость найма. Первый вопрос - сколько позиций одновременно тянет один рекрутер и где предел его нагрузки, после которого срок закрытия вакансий начинает расти сразу по всем позициям. Второй вопрос - какой канал приносит кандидатов, которые выходят на работу, а какой только увеличивает число откликов без результата.

Обе метрики редко считают в компаниях, где подбор ведётся вручную, хотя именно они чаще всего объясняют, почему срок закрытия вакансий растёт при том же бюджете и том же числе людей в команде рекрутинга. Перегруженный рекрутер и канал, который приносит только отклики без выходов, работают в одном направлении: обе проблемы удлиняют воронку незаметно, шаг за шагом.

• Тип позиций. Массовые линейные вакансии и подбор руководителя дают разную нагрузку при одинаковом числе позиций в работе.

• Полнота роли. Рекрутер, который сам проводит скрининг и сам согласовывает офферы, тянет меньше позиций, чем рекрутер с координатором.

• Стадия вакансий. Десять вакансий на этапе скрининга и десять на этапе финальных интервью нагружают по-разному.

Источники кандидатов считаются отдельной таблицей.

Таблица заполняется по каждой закрытой вакансии. Выбор источника делается по двум последним колонкам, число откликов само по себе о качестве канала не говорит.

Сводная таблица метрик подбора персонала

Все шесть метрик, сведены в одну таблицу с формулами, источниками данных и рекомендуемой частотой расчёта. Такую таблицу можно скопировать в рабочий файл и использовать как чек-лист при внедрении регулярного счёта воронки подбора.

Сначала проверяется, фиксируются ли нужные даты и суммы, затем настраивается периодичность расчёта под каждую метрику отдельно. Конверсия по этапам и время закрытия вакансии считаются по каждой закрытой позиции и показывают точечные проблемы конкретной вакансии. Стоимость найма и нагрузка на рекрутера считаются реже, ежеквартально и еженедельно соответственно, и показывают тенденции на уровне всего отдела подбора. Перед тем как выстраивать регулярный отчёт, стоит свериться со списком источников данных в правом столбце: если часть дат нигде не фиксируется, часть метрик из таблицы посчитать не получится.

Как собирать метрики подбора без ручных таблиц

Считать шесть метрик руками получается, пока вакансий немного и ими занимается один человек, который помнит даты по каждому кандидату. На потоке из нескольких открытых позиций одновременно собирать вручную все данные сложно, приходится поднимать переписку, звонки и заметки по каждому кандидату отдельно, чтобы восстановить дату перехода между этапами. Пока цифры собираются вручную, они просто могут потерять актуальность.

Если эти процессы автоматизировать, то это снимает с рекрутера часть этой рутины и переносит фиксацию дат в систему, где кандидат и так уже ведётся, вместо отдельной таблицы, которую приходится заполнять параллельно с основной работой.

Чем это поможет:

• Фиксация дат перехода. Когда воронка подбора ведётся в CRM, даты перехода по этапам записываются автоматически, время закрытия вакансии и скорость первого касания считаются из них без ручного ввода.

• Выгрузка в таблицу. Сценарий автоматизации по расписанию выгружает данные по вакансиям и кандидатам в Google Sheets.

• Отчёт. Поверх таблицы собирается дашборд, где конверсия по этапам и срок закрытия видны по каждой вакансии и в среднем по типу позиции.

• Уведомления по отклонениям. Сценарий отправляет сообщение, когда вакансия остаётся открытой дольше заданного срока или когда отклик остался без первого касания.

Во Флайск отчёты по воронкам собирают на связке прямого подключения к amoCRM, сценариев автоматизации n8n, выгрузки в Google Sheets и дашборда в Yandex DataLens. Тот же набор инструментов используется во внутренней работе, поэтому описание опирается на собственную рабочую практику, под воронку подбора набор остаётся тем же, меняются этапы и названия полей.

Отдельно про персональные данные. Отчёт по кандидатам содержит персональные данные, и требования 152-ФЗ распространяются на выгрузки и дашборды так же, как на саму CRM. Если к разбору резюме подключается нейросеть, к требованиям добавляется обезличивание данных перед отправкой. Подробно об этом в материале про то, как Флайск защищает персональные данные при работе с ИИ.